U besteedt misschien wel meer dan 70% van uw tijd aan managen en komt nauwelijks toe aan ondernemen.

Hoe kunt U, als DGA in een kleiner familiebedrijf, dit dilemma te lijf gaan?
Een manager inhuren is voor de meeste ondernemers geen realistische (lees: betaalbare) optie.

U wilt weer terug naar uw oorspronkelijke passie voor het ondernemerschap?

Ik adviseer en begeleid  in Quantum Advies ondernemers bij de uitvoering van het volgende stappenplan:

STAP 1. EEN INVENTARISEREND GESPREK MET DE ONDERNEMER
In dit gesprek komen onder meer aan de orde:

  1. Wat zijn de belangrijkste weerkerende beslissingen en problemen in de werkweek van de ondernemer?
  2. Wat houdt hem of haar bezig en in hoeverre is sprake van toenemende of afnemende stress?
  3. Wat is er de afgelopen 6 maanden veranderd in de tijdsbesteding?
  4. Welke processen zijn wel- en welke (nog) niet beschreven?
  5. Wat zou moeten verminderen/verdwijnen en wat zou moeten groeien?
    En, tenslotte:
  6. Wat gebeurt er, als de organisatie zo zou zijn ingericht, dat de ondernemer (weer) kan doen waar
    1. hij of zij goed in is,
    2. zij of hij het meeste plezier in heeft en
    3. de onderneming het meeste baat bij heeft?Waar staat de onderneming dan over 12 maanden? Het antwoord op met name deze vraag is de motivering bij uitstek om de volgende stappen te doorlopen.

STAP 2. INVENTARISATIE  TIJDSBESTEDING VAN DE ONDERNEMER
Zelf heb ik zo’n 35 jaar dagelijks mijn tijdsbesteding moeten registreren. Ik ken dus persoonlijk de weerstand tegen uren schrijven.
Dat ga ik dan ook niet vragen aan een ondernemer. Die kan in een uur tijd soms bij meer dan 10 activiteiten betrokken zijn. Aan de hand van een gericht interview met uitgekiende vragen, krijg ik binnen enkele uren een betrouwbaar beeld van de  tijdsbesteding. Daarmee krijgen de ondernemer en ik inzicht in de verhouding ondernemersuren/managementuren.
Dat is het uitgangspunt voor stap 3.

STAP 3. GESPREKKEN MET DE NAASTE MEDEWERKERS /BEOORDELING VAN DE PROCESSEN
Aan de hand van een vragenlijst worden interviews gehouden met de medewerkers die het meest direct met de ondernemer te maken hebben. Primair doel van deze gesprekken: welke kwaliteiten hebben zij en in hoeverre benut de ondernemer deze?
Vaak blijft delegatie achterwege “Omdat dat zo gegroeid is” of omdat er twijfels zijn over de delegeerbaarheid.  Zie voor een indeling van delegeerbare taken het artikel: “Delegeren,een van de eerste managementacties”

Na beoordeling van de processen volgt, zo nodig, aanvulling.

STAP 4. IN KAART BRENGEN VAN DE COMPETENTIES

Welke competenties hebben de belangrijkste medewerkers? Zijn er functiebeschrijvingen zodat de medewerkers duidelijkheid hebben over wat er van hen wordt verwacht?  Zo nodig stellen we deze alsnog op.

STAP 5. DELEGATIE VAN TAKEN
Aan de hand van de uitkomsten van stap 1 tot en met 4 worden, in gezamenlijk overleg, taken van de ondernemer gedelegeerd aan de meest competente medewerkers. Vervolgens worden deze medewerkers begeleid om de nieuwe verantwoordelijkheden en werkzaamheden ook succesvol op zich te kunnen nemen en uit te kunnen voeren.

STAP 6. OVERLEG EN EVALUATIE
Er wordt een overlegroutine ingevoerd met het doel minimaal wekelijks, maar bij voorkeur dagelijks, alle niet-routinematige werkzaamheden met elkaar af te stemmen. Dat overleg mag maximaal 20 minuten in beslag nemen.

RESULTAAT:

Het bovenstaande proces is zeker geen “rocket science”, maar externe begeleiding blijkt vaak de sleutel om verandering tot stand te kunnen brengen.

Zoals al eerder aangegeven, ontbreekt vaak de tijd en ook de affiniteit om een en ander voortvarend aan te pakken.
Het resultaat van dit proces is, zo leert de ervaring, dat de tijd die de ondernemer besteedt aan operationele zaken met tientallen procenten kan afnemen.
Tijd die de ondernemer kan besteden aan de ontwikkeling van de onderneming.
Of die benut wordt voor een betere “work life balance”.

Belangrijk: In dit proces kan de secretaresse, administratieve medewerker of telefoniste vaak een belangrijke rol vervullen. Met de juiste begeleiding blijkt er vaak  meer te delegeren dan de ondernemer voor mogelijk houdt. Goed uitgeschreven instructies zijn daarbij wel een vereiste.