Een “bevrijdende” opmerking die ik hier wil maken is, dat het niet per se nodig is om als ondernemer zelf toezicht te blijven houden op alle gedelegeerde werkzaamheden. Het is goed mogelijk om in de organisatie “checks and balances” in te bouwen die ervoor zorgen dat medewerkers niet buiten hun bevoegdheden treden en/of verleid worden tot fraude. Dat is niet alleen weggelegd voor grote ondernemingen. Met wat slimme administratief organisatorische ingrepen kan de ondernemer zichzelf veel werk besparen.
Een voorbeeld: Wanneer u als ondernemer regelmatig afwezig bent en de betalingen toch moeten doorgaan, is het mogelijk om ervoor te zorgen dat betalingen uitsluitend volgens het “vier ogen principe” worden uitgevoerd.
En periodieke controles op de juistheid van de voorraad kunnen betrouwbaarder worden gemaakt door aanwezigheid van een medewerker die niet in het magazijn werkzaam is. Vaak zal dit een medewerker van de administratie zijn.
DE BELANGRIJKSTE “STURINGSVARIABELEN”
Om grip te houden op de dagelijkse gang van zaken is in ieder geval inzicht vereist in:
- Omzet naar verschillende productcategorieën
- Marge; uitgesplitst naar productgroepen
- Voorraadontwikkeling en inzicht in omloopsnelheden per artikelgroep
- Debiteuren naar ouderdom
Deze informatie moet in ieder geval maandelijks beschikbaar zijn.
De meeste softwarepakketten leveren deze gegevens standaard op.
De uitdaging ligt voor de meeste ondernemers in het ook werkelijk maandelijks beoordelen en analyseren van deze informatie. Hoe vanzelfsprekend ook, een groot deel van de ondernemers in het MKB besteedt onvoldoende tijd aan dit aspect van het managen van de onderneming. En dat leidt niet zelden tot grote financiële problemen en soms zelfs tot de ondergang van de onderneming.