Iedere groeiende onderneming doorloopt een aantal ontwikkelingsfasen. In elk van die fasen treedt, na verloop van tijd, een aantal “standaardproblemen” op die bijna onvermijdelijk zijn. Vanuit de pioniersfase, waarin weinig formeel wordt vastgelegd en (goede) medewerkers “als vanzelf” weten wat er van hun verwacht wordt, groeit de onderneming naar een fase waarin de vraag naar meer “duidelijkheid omtrent verwachtingen” toeneemt. Dat is een natuurlijk proces dat vrijwel elke groeiende onderneming doormaakt.

Wat is nu het minimum aan vastleggingen dat een ondernemer nodig heeft om in deze ontwikkelingsfase zijn bedrijf te kunnen sturen? (Ik ga er van uit dat de wettelijke vastleggingen in de vorm van een financiële- en een personeels/ salarisadministratie reeds aanwezig zijn.)

Om “in control” te kunnen zijn , heeft u in ieder geval nodig:

  1. een begroting opgedeeld in 12 maanden, die aansluit bij de jaarlijkse financiële rapportage.
  2. maandrapportages en als dat echt niet lukt, eventueel kwartaalrapportages.
  3. functiebeschrijvingen en vastleggingen van beoordelingen.
  4. vastlegging van de belangrijkste bedrijfsprocessen (bijvoorbeeld: Inkoop, Verkoop, Retouren, Routines mbt de financiële administratie en het opstellen van de begroting).
  5. een overzicht annex checklist  van de algemene en specifieke (wettelijke) regelgeving die van toepassing is op de onderneming. Denk hierbij aan CAO, milieuwetgeving, de AVG enz.

TOELICHTING

  1. DE BEGROTINGEen begroting ontbreekt ook tegenwoordig vaak nog in kleinere ondernemingen. Dat betekent dat de ondernemer “op gevoel” stuurt. Dat lijkt misschien bij kleinere ondernemingen een optie, maar in de praktijk leidt het tot het ontbreken van echt inzicht in wat er gaande is, bijvoorbeeld ten aanzien van de marge-ontwikkeling, de verhouding tussen vaste en variabele kosten enz.. De begroting dient zodanig te zijn opgebouwd dat verschillen die in de maandrapportages blijken ten opzichte van de begroting in detail kunnen worden geanalyseerd. Met andere woorden: In de begroting dient het grootboekrekeningschema te worden gevolgd. Alleen dan kunnen te zijner tijd de juiste conclusies worden getrokken uit verschillen tussen realisatie en begroting.
  2. MAANDRAPPORTAGESHoewel ik hierboven aangeef “eventueel kwartaalrapportages” zou geen ondernemer hier nog genoegen mee moeten nemen. Er is een groot aantal financiële administratiepaketten beschikbaar die tegen minimale kosten kunnen worden geïnstalleerd. Voor € 100,- per maand kan vaak al een uitstekend pakket worden aangeschaft en bij kleinere ondernemingen is € 50,- per maand ook al haalbaar.Voorkeur heeft een administratiepakket waarin de accountant of externe administrateur on line kan meelezen en eventueel corrigeren. Maandelijkse rapportage hoeft dan nauwelijks te leiden tot extra kosten.
  3. FUNCTIEBESCHRIJVINGENDeze ontbreken bij veel bedrijven die korter dan 10 jaar bestaan. Eigenlijk is iedere ondernemer het aan zichzelf en aan haar/zijn medewerkers verplicht om van alle functies een gedetailleerde functiebeschrijving op te stellen. Net zoals de financiële prestaties geëvalueerd worden aan de hand van een begroting, is het nodig om de prestaties van medewerkers te evalueren aan de hand van hun functiebeschrijvingen. Hoe kunt u uw medewerker aanspreken op hun functioneren als er geen “meetlat” is op basis waarvan u een gesprek kunt voeren?Een functiebeschrijving zou aan iedere nieuwe medewerker moeten worden uitgereikt en met haar/hem moeten worden doorgenomen. Wanneer er voor het eerst beschrijvingen worden opgesteld is het zinvol om de medewerkers in dit proces te betrekken.
  4. VASTLEGGING VAN DE BELANGRIJKSTE BEDRIJFSPROCESSENVaak maakt de accountant of de externe administrateur deze beschrijving. Hij heeft kennis van zaken met betrekking tot de vastlegging van administratieve processen en zal in het algemeen in enkele uren de belangrijkste processen kunnen vastleggen. Deze vastlegging is onder meer van belang om mogelijke tekortkomingen in de procedures op het spoor te komen. Daarnaast zijn ze van veel nut zodra een nieuwe medewerker moet worden ingewerkt.Om “in control” te zijn, wil de ondernemer weten hoe de verschillende processen in zijn onderneming lopen. Vaak heeft hij dat uiteraard voor een groot deel wel in zijn hoofd, maar, zoals gezegd, een efficiënte overdracht is dan moeilijk.

    Hoe realiseer je het invoeren en onderhouden van bovengenoemde vastleggingen en procedures, zonder dat dit ten koste gaat van het ondernemerschap?

    In Quantum Advies help ik ondernemers, zo mogelijk in samenwerking met de accountant, om de processen in kaart te brengen en zicht te houden op de uitvoering.

  5. VASTLEGGING VAN WETTELIJKE REGELINGENAls ondernemer krijgt u te maken met een groot aantal wetten en regelingen. Een deel daarvan is van toepassing op alle ondernemers, zoals wetgeving met betrekking tot omzetbelasting, de registratie bij de Kamer van koophandel enz. Er is uiteraard echter ook een groot aantal regelingen en wetten die slechts van toepassing zijn op specifieke branches. denk daarbij aan CAO’s, milieuwetgeving, regelingenen van de NVWA,Buma rechten enz.Het is, om het overzicht te behouden, aan te bevelen om al deze specifieke verplichtingen centraal te registreren. Dat biedt de mogelijkheid om periodiek te controleren of nog steeds aan alle verplichtingen wordt voldaan.