Zorg voor draagvlak!
Het ontwikkelingsproces van het familiestatuut is doorslaggevend voor de kwaliteit van het eindresultaat.
Wanneer een familie (meestal als gevolg van gesprekken van een van de familieleden met een adviseur) heeft besloten tot het opstellen van een familiestatuut zet zij daarmee een proces in gang waarbij soms de gemoederen hoog kunnen oplopen.
Het is vaak de eerste keer dat de familie zich op een gestructureerde wijze bezig houdt met “de driehoek” familie, aandeelhouderschap en onderneming.
En dat zal bijna altijd leiden tot het bloot leggen van verschillende meningen, inzichten en overtuigingen. Achter die meningen en overtuigingen schuilen belangen. Het is goed om al in de beginfase die belangen helder te krijgen.
Om een familiestatuut tot een werkelijk waardevol document te maken is het beslist vereist om de verschillen te benoemen. Een sfeer van respect en begrip is dan onontbeerlijk om tot een gemeenschappelijk resultaat te komen.
Een voorbeeld: De vraag ” Wie komt in aanmerking komt voor een leidinggevende positie in de onderneming?” kan tot principiële meningsverschillen leiden.
Het kan zijn dat een of meerdere familieleden van mening zijn dat uitsluitend kinderen van de oprichter(s) kwalificeren voor zo’n positie.
Anderen kunnen van mening zijn dat ook partners van familieleden daarop aanspraak zouden moeten kunnen maken.
Een discussie daarover kan dan makkelijk ontsporen.
Er is tact en overwicht nodig om tot een besluit te komen dat uiteindelijk alle familieleden zullen onderschrijven.
Wanneer u nalaat deze verschillen te benoemen en naar een of meer compromissen toe te werken zal de waarde van het statuut zeer beperkt blijken.
De bedoeling van het statuut is immers om de familie “op één lijn te krijgen”. Wanneer op belangrijke onderdelen consensus ontbreekt, valt niet te verwachten dat het statuut een gedegen basis voor het handelen van de familie in relatie tot de onderneming zal zijn.
De fasen in het ontwikkelingsproces
Het proces van de ontwikkeling van het statuut kan bestaan uit de volgende fasen:
- Een bijeenkomst met alle familieleden waarin de begeleider doel en functie van het statuut toelicht.
- Inventarisatie van de onderwerpen die de familie in het statuut opgenomen wil zien.
- Inventarisatie van de gemeenschappelijke wensen en overtuigingen en van de verschillen. Individuele en groepsgesprekken.
- Opstellen van een eerste concept, gebaseerd op de overeenkomsten. Daarnaast een overzicht van de verschillende wensen, meningen en overtuigingen.
- Een tweede bijeenkomst waarin de begeleider van het proces de verschillen bespreekt.
Daarbij wordt tot een voorlopige synthese gekomen door aanpassing van het eerste concept. - In individuele gesprekken met de belanghebbenden gaat de begeleider in op de verschillende inzichten en de achtergronden daarvan.
- De begeleider/adviseur ontwerpt een derde concept en noteert daarbij de nog resterende verschillen die in de groep worden besproken.
- Tenslotte presenteert de begeleider/adviseur een definitieve versie. Daarbij licht hij of zij toe, hoe in overleg met de belanghebbenden, dit definitieve statuut tot stand is gekomen.
- In een “officiële” bijeenkomst tekenen alle betrokkenen het familiestatuut tenslotte het statuut.
Een familiestatuut is een “living document”
Een familiestatuut heeft een beperkte levensduur. Ik adviseer om periodiek (denk aan 3 tot 5 jaar) het statuut te herijken.
Door ontwikkelingen in de familie kunnen bepaalde veronderstellingen achterhaald zijn.
Daarnaast is het van belang het statuut met een zekere regelmaat het statuut op de agenda te zetten.
Daarmee geven belanghebbenden aan dat de waarden die daarin staan, de basis zijn voor het handelen in en om de onderneming.
In de bijeenkomst waarin het statuut wordt vastgesteld wordt daarom ook een afspraak gemaakt over een periodieke “herijking” van het statuut.