Wanneer u, als ondernemer in het MKB, structureel minder dan 40% van uw tijd besteedt aan ondernemen en dus meer dan 60% aan managen is de kans groot dat u op termijn uw voorsprong op uw concurrenten verliest.

Anderzijds: Wanneer u kans ziet om die verhouding de goede kant op te buigen onderscheidt u zich van veel mede-ondernemers en kunt u een voorsprong opbouwen. Want als ondernemer bent u continu op zoek naar nieuwe producten en markten, naar versterking van de band met uw cliënten, verbetering van uw inkoopvoorwaarden en, indien van toepassing, van het productieproces.

In Quantum Advies heb ik een methode ontwikkeld om snel zicht te krijgen op de tijdsbesteding van de DGA en zijn of haar medewerkers.

Een voorbeeld op het gebied van personeelsmanagement:
Vaak blijkt dat de ondernemer 80% van alle tijd die hij aan personeelszaken toedeelt, besteedt aan 20% van de medewerkers. En dat zijn, kan ik uit ervaring meedelen, niet de medewerkers die 80% van de productiviteit voor hun rekening nemen… Dat moet uiteraard anders, maar hoe?

Of: De steeds veranderende regelgeving veroorzaakt “managementstress” omdat de ondernemer denkt dat de werkzaamheden die hier mee samenhangen niet te delegeren zijn.

En: De financiële administratie en de tussentijdse rapportages kosten onevenredig veel tijd en energie.

En tenslotte: Veel managementstress wordt veroorzaakt door het vooruitschuiven van de vereiste beslissingen en werkzaamheden.

Uitbesteden? Een manager aanstellen? Daarvoor ontbreekt in het MKB bijna altijd de financiële ruimte.

Waar te beginnen?
Samen met de ondernemer breng ik, meestal binnen een dag, de tijdsbesteding en pijnpunten in kaart en vervolgens werken we een plan uit waarbij al die werkzaamheden die “uit gewoonte”, “uit weerstand tegen delegatie”  of om andere redenen ten onrechte door hem of haar worden uitgevoerd onder de loupe worden genomen. Niet zelden komt dan aan het licht dat, met relatief eenvoudige ingrepen en herverdeling van werkzaamheden een grote verbetering kan worden gerealiseerd.

Gevolg:

  • Meer tijd voor de zaken die er écht toe doen

  • Meer ruimte voor creativiteit en innovatie

  • Meer energie

Een paar voorbeelden van processen waarbij belangrijke besparingen van managementtijd kunnen worden gerealiseerd:

1. FINANCIËLE ADMINISTRATIE
Op de administratie wordt niet maximaal gebruik gemaakt van de mogelijkheden die administratieve software inmiddels biedt. De financiële administratie van veel ondernemingen kan inmiddels bijna zonder handmatige ingrepen worden gevoerd.

2. HRM
Het leiding en richting geven aan de medewerkers is niet gestructureerd. Functiebeschrijvingen en werkinstructies kunnen dan tot belangrijke verbeteringen leiden. Door relatief kleine veranderingen kunnen daarnaast vaak grote verbeteringen in de efficiëncy en effectiviteit van de medewerkers worden gerealiseerd.Medewerkers kunnen vervolgens managementtaken toegedeeld krijgen die de ondernemer (te) lang aan zichzelf gehouden heeft.

3. CASH MANAGEMENT
Een verkeerde financieringsstructuur kan leiden tot onnodige stress en als gevolg daarvan teveel aandacht vragen. Een analyse van de financieringsbehoefte in het jaar kan dat verhelpen. Daarnaast kan een verbeterde structuur leiden tot kostenbesparing en een betere benutting van kortingsregelingen van leveranciers.