RISICO’S VAN DELEGEREN ZONDER CONTROLE

Zoals toegelicht in “Delegeren, een van de eerste managementacties” is met het overdragen van taken de eerste stap gezet. Door de hectiek die een onderneming in de pioniersfase vaak kenmerkt, gaat het daarna nogal eens verkeerd. Met name de activiteiten waarmee de ondernemer weinig affiniteit heeft raken dan nog wel eens uit het zicht. En dat kan verstrekkende gevolgen hebben.

Een voorbeeld: Als registeraccountant heb ik diverse keren meegemaakt dat ondernemers alle financieel administratieve zaken gedelegeerd hadden aan hun administrateur en daar vervolgens geen noemenswaardige controle meer op uitvoerden. Dat heeft in een aantal gevallen geleid tot grote schade en in sommige gevallen zelfs tot een faillissement.

Delegatie kan niet bestaan buiten controle.
Dat geldt niet alleen voor financiële aangelegenheden, maar voor alle zaken die de ondernemer uit handen geeft. Ook die, waarmee hij minder affiniteit heeft. En dan hoor ik die ondernemer al vertwijfeld roepen; Hoe kom ik dan nog aan ondernemen toe?

HOE HOUD IK EFFICIËNT GRIP OP GEDELEGEERDE TAKEN?

Delegeren betekent dus niet ”uit het zicht verliezen” Maar het hoeft ook niet te betekenen dat u het ondernemerschap vaarwel moet zeggen en primair als manager verder moet gaan.

Welke mogelijkheden zijn er zoal om aan de “managementfuik” te ontsnappen en in control te blijven?Een aantal voorbeelden:

  1. Managementrapportages
    Bij managementrapportages denken veel ondernemers primair aan financiële verslagen waarin omzetten , marges en kosten gerapporteerd worden. Als ondernemer zijn er echter diverse andere aspecten waarover u informatie zou (moeten) willen hebben.Denk aan: Ziekteverzuim, leveringsbetrouwbaarheid (hoeveel% van de verkopen wordt binnen de vooraf vastgestelde termijn geleverd?), garantieclaims, klachten van cliënten enz. Degelijke rapportages zijn, bij een goed geautomatiseerde administratie, relatief eenvoudig op te leveren.In de praktijk blijkt dat, bij ondernemingen met minder dan 10, 15 medewerkers, een goede, maandelijkse managementrapportage vaak ontbreekt. Maar het komt ook voor dat de rapportage er weliswaar is, maar dat de bestudering en analyse daarvan achterwege blijft. Dan blijft ook de signalering van verkeerde ontwikkelingen achterwege.

    Hoe krijg je, als ondernemer, dit proces en dan met name de discipline van de routine in de grip?
    Dat is enerzijds eenvoudig, anderzijds blijkt een “externe prikkel” hierbij vaak wenselijk om hierin blijvend succesvol te zijn. Quantum Advies kan hier een goede rol in vervullen.

  2. Zelfcontrolerende processen
    In de eerste plaats is het goed te weten dat er legio mogelijkheden zijn om in uw onderneming processen in te voeren die tot een hoge mate van zelfcontrole leiden.Refererend aan het eerder genoemde voorbeeld van de administrateur die zich aan het geld vergreep: Dit had eenvoudig voorkomen kunnen worden door bij iedere betaling twee handtekeningen verplicht te stellen. Het blijft voor mij iedere keer weer verwonderlijk als er een fraude in het nieuws komt waarbij een penningmeester of administrateur kans heeft gezien in korte tijd grote sommen geld te verduisteren.Het “vier ogen principe” had dit vrijwel zeker kunnen voorkomen.Een ander voorbeeld: Softwareprogramma’s kunnen belangrijke ondersteuning bieden bij het monitoren van processen. Zo is het vaak relatief eenvoudig om administratieve software te installeren waarbij afwijkingen van een vooraf ingestelde “norm” worden gesignaleerd. En er zijn uitstekende “dashboardprogramma’s” waarbij u, als ondernemer, in één oogopslag zicht krijgt op de stand van de belangrijkste succescriteria in uw onderneming.

    Diverse “checks and balances” kunnen het leven van een ondernemer aanzienlijk vereenvoudigen.
    De accountant kan bij het ontwerp en de invoering hiervan een belangrijke rol spelen.

  3. Functiescheidingen
    Het creëren van “tegengestelde belangen” tussen medewerkers kan een belangrijke bijdrage leveren aan de beheersing van diverse bedrijfsprocessen.Een overbekend voorbeeld: het is noodzakelijk dat magazijnvoorraden regelmatig worden afgestemd met de administratie. De controle hiervan wordt bij voorkeur uitgevoerd door een medewerker die niet in het magazijn werkzaam is. Dat kan een administratief medewerker zijn, of een verkoper.
  4. Vaste tijdstippen voor functioneringsgesprekken met medewerkers
    Misschien een onverwacht middel om beter grip te krijgen op gedelegeerde werkzaamheden, maar regelmatig met medewerkers aan tafel gaan om de wederzijdse ervaringen te bespreken kan een verrassend inzicht geven in de efficiency en de effectiviteit van hun werkzaamheden. En ook van de risico’s die zij waarnemen.Een functioneringsgesprek biedt u, als ondernemer, de mogelijkheid inzicht te krijgen in de “zwakke plekken” in uw organisatie. Om daar vervolgens actie op te kunnen ondernemen. De medewerker wordt gevraagd aan te geven welke mogelijkheden hij/zij ziet om het eigen functioneren en dat van de organisatie als geheel te verbeteren.Dat leidt daarnaast tot meer gemotiveerde medewerkers (mits u uiteraard laat merken de ideeën serieus te nemen).