Een calamiteitenplan geeft nabestaanden een handleiding bij de acties die zij moeten ondernemen wanneer de DGA niet langer in staat is de onderneming te leiden.

HET CALAMITEITENPLAN DIENT TWEE DOELEN:

  1. Het veiligstellen van een ongestoorde voortgang van de onderneming.
  2. Het bewaren van de harmonie in het gezin van de (voormalige) ondernemer.

Bij het veiligstellen van de voortgang van de activiteiten van de onderneming zijn er minimaal vier categorieën “stakeholders”. Voor hen moet snel duidelijk zijn dat, hoe moeilijk dat in het begin ook zal zijn, het motto “business as usual” is.

Dat zijn:

  1. Medewerkers
  2. Afnemers
  3. Leveranciers
  4. Financiers

Risico’s bij het ontbreken van een calamiteitenplan

Bij het overlijden van een DGA zullen aanvankelijk alle medewerkers, cliënten en leveranciers hun medeleven betonen. Maar  al snel zullen de meeste direct en indirect betrokkenen buiten de familie de balans opmaken. Zij zullen zich beraden over het al dan niet continueren van hun relatie met de onderneming.
Want hoe wrang het ook klinkt: iedere stakeholder zal zich na verloop van tijd afvragen of loyaliteit de enige optie is.

Onzekerheid over de toekomst van de onderneming leidt tot onrust en dat kan slechts voorkomen worden door direct doortastend en krachtig optreden.
En zodra onzekerheid post vat wordt het bijzonder moeilijk om het tij te keren.

Zo bestaat het risico dat sleutelmedewerkers of belangrijke cliënten benaderd worden door concurrenten.
Naïviteit en de overtuiging dat men uit piëteit dergelijke acties zal nalaten hebben  veel ondernemingen en de achtergebleven familieleden al in de problemen gebracht.

Medewerkers hebben uiteraard een groot belang bij de continuïteit van de onderneming. Dus wanneer die zekerheid op losse schroeven komt te staan zullen zij zich genoodzaakt zien hun eigen plan te trekken.
En dan geldt, als in zoveel situaties van onzekerheid, dat de beste medewerkers het eerst zullen vertrekken.

Enkele belangrijke onderdelen van het calamiteitenplan

In een calamiteitenplan komen onder meer de volgende onderwerpen aan de orde (NB: deze opsomming is beslist niet uitputtend, een calamiteitenplan is maatwerk!):

  1. Wie krijgt, eventueel tijdelijk, de eindverantwoordelijkheid voor de operationele gang van zaken in de onderneming?
  2. Wie oefent, namens de familie, toezicht uit?
  3. Welke overlegorganen zijn er tussen management en aandeelhouders?
  4. Wie informeert de belanghebbenden; medewerkers, cliënten, leveranciers en financiers? Hoe wordt gecommuniceerd dat het management “in control” is?
  5. Waar ligt de documentatie met betrekking tot afspraken met belanghebbenden?
  6. Wie is verantwoordelijk voor de financiële- en managementrapportage en op welke wijze en met welke frequentie vindt rapportering plaats?
  7. Welke opties zijn er voor opvolging op langere termijn?
  8. Wie zal, als vertrouwenspersoon de achterblijvende partner bijstaan? (Bij voorkeur iemand die los staat van de formele juridische en managementstructuren).

Het calamiteitenplan kan verwijzen naar het familiestatuut en de daarin vastgelegde waarden, visie en missie. Die vormen immers het uitgangspunt voor het ondernemingshandelen.

Een goed doordacht calamiteitenplan draagt bij aan:

1. Verhoging van de toekomstkansen van de onderneming
2. Vermindering van de stress bij de nabestaanden.