Het lijkt misschien een overbodige vraag, maar dat is het zeker niet. Het schrijven van een familiestatuut vereist een grondige voorbereiding en een zorgvuldige omgang met alle betrokkenen. Het beleggen van een bijeenkomst door de DGA of de directeur lijkt voor de hand te liggen, maar brengt beslist risico’s met zich.
De agenda van een DGA is over het algemeen goedgevuld, waardoor het proces snel kan stagneren.Het schrijven van een familiestatuut zal immers een lagere prioriteit krijgen dan, om maar wat te noemen, de overname van een concurrent. Daarnaast is er het risico dat sommige deelnemers zich niet onbevangen zullen uitspreken over hun meningen wensen en verwachtingen wanneer het proces wordt gestuurd door een van hen. Vaak zal het uiteraard een DGA zijn die het initiatief neemt, maar het is sterk aan te bevelen om het proces vervolgens door een adviseur /vertrouwenspersoon van de familie te laten begeleiden.
In iedere familie komen leiders en volgers voor en het is zaak dat iedereen zich in voldoende mate kan uitspreken over haar of zijn wensen en dat het proces niet wordt overstemd door enkelen. Een externe adviseur, zonder last of ruggespraak kan tijdig de gevoeligheden en spanningen in kaart brengen, de belangen-tegenstellingen helder maken en toezien op een afgewogen en zorgvuldige uitwisseling van meningen en wensen.
De adviseur zal, onder meer, een planning maken van de te beleggen bijeenkomsten, in overleg met de betrokkenen de agenda opstellen, een tijdspad opstellen en fungeren als moderator bij de besprekingen. Indien nodig zal hij één op één gesprekken voeren en potentiële conflicten tussen de deelnemers opsporen. Want het proces zal niet altijd volledig in harmonie verlopen. Met name wanneer sprake is van vastgelopen communicatiepatronen en al dan niet uitgesproken frustraties is de begeleiding door een onafhankelijke deskundige een voorwaarde om tot een goed eindresultaat te komen.